Benutzer- und Mandanteneinstellungen

Dieses Kapitel beschreibt die wichtigsten Einstellungen, die beeinflussen, ob Benutzer Invoice-Benachrichtigungen erhalten.

Benutzerstatus

Nur aktive Benutzer erhalten Invoice-Benachrichtigungen. Inaktive Benutzer werden bei der Empfängerermittlung übersprungen.

Mandantenzuordnung

Ein Benutzer muss dem passenden Mandanten zugeordnet sein. Die Zuordnung erfolgt über eine Benutzerrolle im Format:

mandant - <Mandantennummer>

Beispiel:

mandant - 1000

Ohne diese Zuordnung wird der Benutzer für diesen Mandanten nicht als Empfänger berücksichtigt.

Send E-Mail Alert

Das Feld Send E-Mail Alert steuert, ob ein Benutzer Invoice-Alert-E-Mails erhalten darf.

Typische Werte:

• Yes
• No
• leer

Ein leerer Wert wird wie aktiv behandelt. No verhindert den Versand von Alert-E-Mails an diesen Benutzer.

Send E-Mail Report

Das Feld Send E-Mail Report steuert, ob ein Benutzer mandantenbezogene Invoice-Reports erhält.

Für den Überfälligkeitsbericht muss dieses Feld aktiviert sein. Zusätzlich muss Send E-Mail Alert aktiv oder leer sein, da der eigentliche Versand über die allgemeine Alert-Versandlogik läuft.

Stellvertretung

Für Reminder-E-Mails kann eine Stellvertretung berücksichtigt werden. Die Stellvertretung erhält die E-Mail nur, wenn sie:

• am aktuellen Datum gültig ist,
• aktiv ist,
• dem gleichen Mandanten zugeordnet ist,
• eine gültige E-Mail-Adresse besitzt.

Wenn diese Bedingungen nicht erfüllt sind, wird die E-Mail an die ursprünglich zuständige Person gesendet, sofern diese berechtigt ist.

Test- und Sicherheitsmodus

Im Testmodus können Alert-E-Mails an eine zentrale Testadresse umgeleitet werden. Im eingeschränkten Mailmodus werden E-Mails nur an Adressen gesendet, die explizit freigegeben sind.

Diese Modi sind für Tests und produktionsnahe Validierungen hilfreich, damit keine unbeabsichtigten Nachrichten an echte Benutzer versendet werden.