Benutzerdokumentation: Invoice E-Mail Alerts

Diese Dokumentation beschreibt die zwei Benachrichtigungsfunktionen:

• send_invoice_alerts_reminder
• send_invoice_report_overdue

Beide Funktionen versenden E-Mails aus centraQuest, damit Rechnungen rechtzeitig weiterbearbeitet werden. Die E-Mails enthalten direkte Links zum passenden Rechnungs-Dashboard und zum Detaildialog der Rechnung.

Überblick

Funktion	Zweck	Hauptempfänger
send_invoice_alerts_reminder	Erinnert zuständige Personen daran, dass Rechnungen auf Prüfung, Freigabe, Controlling, Korrektur oder Fehlerbehandlung warten.	Aktuell zuständige Bearbeiter oder gültige Stellvertretungen.
send_invoice_report_overdue	Versendet einen mandantenbezogenen Bericht über fällige oder überfällige Rechnungen.	Aktive Benutzer, die für den Mandanten Rechnungsberichte erhalten sollen.

Gemeinsame Voraussetzungen

E-Mails werden nur versendet, wenn der Mailversand in der Systemkonfiguration erlaubt ist.

Für Benutzer sind diese Einstellungen relevant:

• Send E-Mail Alert: steuert, ob ein Benutzer Invoice-Alert-E-Mails erhalten darf.
• Send E-Mail Report: steuert, ob ein Benutzer Invoice-Report-E-Mails erhalten darf.
• Der Benutzerstatus muss aktiv sein.
• Der Benutzer muss dem passenden Mandanten zugeordnet sein, zum Beispiel über die Rolle mandant - 1000.
• Im Benutzerprofil muss eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Wenn sich das System im eingeschränkten Mailmodus befindet, erhalten nur ausdrücklich freigegebene E-Mail-Adressen Nachrichten. Im Testmodus können alle Alert-E-Mails an eine konfigurierte Testadresse umgeleitet werden.

Funktion: send_invoice_alerts_reminder

Zweck

Diese Funktion versendet Erinnerungen für Rechnungen, die sich bereits in einem aktiven Bearbeitungsschritt befinden und eine Aktion durch die zuständige Person benötigen.

Die Erinnerung richtet sich an operative Invoice-Benutzer, die Rechnungen prüfen, freigeben, kontrollieren, korrigieren oder Fehler beheben müssen.

Welche Rechnungen werden berücksichtigt?

Die Funktion prüft alle aktiven Invoice-Mandanten. Eine Rechnung wird aufgenommen, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Die Invoice-App ist für den Mandanten aktiv.
• Das Dokument gehört zu einem dieser Invoice-Profile:
  • Kreditorenrechnung
  • Debitorenrechnung
  • Bestellrechnung / Purchase Order
• Das Dokument ist nicht als gelöscht markiert.
• Das Dokument befindet sich in einem dieser Workflow-Status:
  • 02 in review
  • 03 in approval
  • 05 controlling
  • 97 rejected
  • 99 error

Wer erhält die Erinnerung?

Die Rechnungen werden nach der aktuell zuständigen Person gruppiert. Die zuständige Person hängt vom Workflow-Status ab:

Workflow-Situation	Zuständige Person
Prüfung	Erster Bearbeiter
Freigabe	Zweiter Bearbeiter, falls vorhanden, sonst erster Bearbeiter
Controlling	Dritter Bearbeiter, danach Rückfall auf frühere Bearbeiter
Spätere oder sonstige Status	Letzter verfügbarer Bearbeiter aus den Zuweisungsfeldern der Rechnung

Wenn für die zuständige Person eine gültige Stellvertretung eingetragen ist, erhält die Stellvertretung die Erinnerung. Die Stellvertretung muss aktiv sein, zum selben Mandanten gehören, für das aktuelle Datum gültig sein und eine E-Mail-Adresse besitzen.

Wenn keine berechtigte Stellvertretung vorhanden ist, erhält die zuständige Person die Erinnerung, sofern sie aktiv ist und dem Mandanten zugeordnet ist.

Inhalt der E-Mail

Jeder Empfänger erhält pro Mandant und Bearbeitergruppe genau eine E-Mail. Diese E-Mail enthält alle passenden Rechnungen für diese Zuständigkeit.

Die E-Mail enthält:

• Mandant
• Anzahl offener Rechnungen
• Anzahl dringender Rechnungen
• frühestes Zahlungsdatum
• Link zum Öffnen der ersten Rechnung
• Rechnungsliste mit Status, Datum, Rechnungsnummer, Firma, Betrag, Fälligkeit und Aktionslink
• Hinweis, falls die E-Mail als Stellvertretung empfangen wird

Priorität

Rechnungen werden nach Zahlungsdatum sortiert und priorisiert:

Priorität	Bedeutung
Dringend	Das Zahlungsdatum ist erreicht oder weniger als zwei Tage entfernt.
Bald fällig	Das Zahlungsdatum ist weniger als drei Tage entfernt.
Planbar	Das Zahlungsdatum liegt weiter in der Zukunft.
Ohne Zahlungsdatum	Es ist kein Zahlungsdatum vorhanden.

Erwartete Benutzeraktion

Empfänger sollen den Link öffnen, die aufgelisteten Rechnungen prüfen, falls nötig Daten korrigieren und den nächsten Workflow-Schritt ausführen, zum Beispiel Freigabe, Ablehnung, Controlling oder Fehlerbehandlung.

Funktion: send_invoice_report_overdue

Zweck

Diese Funktion versendet einen Bericht über Rechnungen, deren Zahlungsdatum erreicht oder bereits überschritten ist. Sie richtet sich an Buchhaltungs- oder Kontrollbenutzer, die einen mandantenbezogenen Überblick über fällige und überfällige Rechnungen benötigen.

Welche Rechnungen werden berücksichtigt?

Die Funktion prüft alle aktiven Invoice-Mandanten. Eine Rechnung wird aufgenommen, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Die Invoice-App ist für den Mandanten aktiv.
• Das Zahlungsdatum ist heute oder liegt in der Vergangenheit.
• Das Dokument ist nicht als gelöscht markiert.
• Das Dokument gehört zu einem dieser Invoice-Profile:
  • Kreditorenrechnung
  • Debitorenrechnung
  • Bestellrechnung / Purchase Order
• Das Dokument befindet sich nicht in einem dieser ausgeschlossenen Status:
  • 99 error
  • 98 invalid
  • 11 exported
  • 14 paid

Wer erhält den Bericht?

Pro Mandant wird der Bericht an aktive Benutzer gesendet, die:

• Send E-Mail Report aktiviert haben,
• dem Mandanten zugeordnet sind, zum Beispiel über die Rolle mandant - 1000,
• Send E-Mail Alert aktiviert oder leer gelassen haben,
• eine gültige E-Mail-Adresse im Benutzerprofil haben.

Jeder passende Empfänger erhält eine E-Mail mit allen fälligen oder überfälligen Rechnungen dieses Mandanten.

Inhalt der E-Mail

Der Bericht enthält:

• Mandant
• Anzahl fälliger oder überfälliger Rechnungen
• Anzahl dringender Rechnungen
• frühestes Fälligkeitsdatum
• Bruttogesamtbetrag
• Währung
• Link zum Öffnen der ersten Rechnung
• Rechnungsliste mit Priorität, Status, Datum, Rechnungsnummer, Firma, Betrag, Fälligkeit, zuständiger Person und Aktionslink

Erwartete Benutzeraktion

Empfänger sollen die fälligen oder überfälligen Rechnungen prüfen, blockierte Rechnungen im Workflow erkennen und bei Bedarf mit den zuständigen Bearbeitern nachfassen.

Warum wird keine E-Mail versendet?

Eine erwartete E-Mail kann aus einem dieser Gründe ausbleiben:

• Es gibt keine passenden Rechnungen.
• Die Invoice-App ist für den Mandanten nicht aktiv.
• Der Benutzer ist nicht aktiv.
• Der Benutzer ist dem Mandanten nicht zugeordnet.
• Im Benutzerprofil fehlt die E-Mail-Adresse.
• Send E-Mail Alert ist auf No gesetzt.
• Für Überfälligkeitsberichte ist Send E-Mail Report nicht aktiviert.
• Das System befindet sich im eingeschränkten Mailmodus und die Empfängeradresse ist nicht freigegeben.
• Eine Stellvertretung ist eingetragen, aber nicht aktiv, nicht im gültigen Zeitraum oder nicht dem Mandanten zugeordnet.

Unterschied zwischen den Funktionen

send_invoice_alerts_reminder ist aktionsorientiert. Die Funktion erinnert die aktuell zuständige Person oder deren Stellvertretung daran, dass konkrete Rechnungen weiterbearbeitet werden müssen.

send_invoice_report_overdue ist übersichtsorientiert. Die Funktion informiert konfigurierte Report-Empfänger darüber, welche Rechnungen eines Mandanten fällig oder überfällig sind, unabhängig davon, wer aktuell zuständig ist.