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Kundenspezifikation: Finanzschnittstelle CentraQuest <-> Abacus / Sage50 / Accounto

1. Ziel und Zweck​

Die Schnittstelle verbindet CentraQuest mit den Buchhaltungssystemen Abacus, Sage50 und Accounto.

Der Zweck ist:

  • Rechnungsprozesse durchgängig zu digitalisieren
  • Stammdaten zwischen Systemen konsistent zu halten
  • Doppelpflege und manuelle Buchungsfehler zu reduzieren
  • den Status von Rechnungen (offen, bezahlt, abgewiesen) transparent zu machen

Die Schnittstelle soll für den Fachbereich verlässlich, nachvollziehbar und mandantenfähig funktionieren.

2. Fachlicher Geltungsbereich​

Die Schnittstelle unterstützt zwei Hauptprozesse:

  • Export: Übergabe freigegebener Rechnungen aus CentraQuest in das Zielsystem
  • Import/Sync: Übernahme von Stammdaten und Zahlungsstatus aus dem Zielsystem in CentraQuest

Unterstützte Zielsysteme:

  • Abacus
  • Sage50
  • Accounto

3. Fachliches Input/Output-Verständnis​

Input in die Schnittstelle​

Fachlich relevante Eingaben sind:

  • freigegebene Rechnungen aus CentraQuest
  • zugehörige Kreditor-/Debitoreninformationen
  • Buchungsinformationen (Konten, Steuer, Kostenstellen, Beträge)
  • Sync-Anstoss für Stammdaten und Zahlungsstatus

Output aus der Schnittstelle​

Fachliche Ergebnisse sind:

  • erfolgreich übertragene Buchungen im Zielsystem
  • aktualisierte Stammdaten in CentraQuest
  • zurückgemeldete Zahlungsstände in CentraQuest
  • nachvollziehbarer Verarbeitungsstatus (erfolgreich, fehlerhaft, teilweise)

4. Zu synchronisierende Entitäten und Nutzen​

4.1 Adressen / Geschäftspartner​

Was wird synchronisiert:

  • Lieferanten- und Kundenadressen
  • Identifikationsmerkmale (z. B. externe Nummern)
  • Basis-Kontaktdaten

Wofür:

  • korrekte Zuordnung von Rechnungen
  • Vermeidung von Dubletten
  • konsistente Partnerdaten in allen Systemen

4.2 Konten (Sachkonten)​

Was wird synchronisiert:

  • Kontonummer
  • Kontobezeichnung
  • Zuordnung zum Mandanten

Wofür:

  • korrekte Kontierung auf Rechnungspositionen
  • einheitliche Buchungslogik zwischen Fach- und Buchhaltungssystem

4.3 Steuerdaten​

Was wird synchronisiert:

  • Steuercodes
  • Steuersätze
  • Steuerlogik pro Mandant

Wofür:

  • korrekte Steuerberechnung
  • revisionssichere und konsistente Verbuchung

4.4 Zahlungsbedingungen​

Was wird synchronisiert:

  • Zahlungsfristen
  • Konditionscodes

Wofür:

  • korrekte Fälligkeitsberechnung
  • saubere OP- und Mahnprozesse

4.5 Währungen und Kurse (falls im Zielsystem geführt)​

Was wird synchronisiert:

  • Währungscodes
  • ggf. relevante Tageskurse

Wofür:

  • konsistente Betragsführung bei Fremdwährungen

4.6 Bankdaten​

Was wird synchronisiert:

  • Bankverbindungen von Partnern
  • interne Bankstammdaten (falls relevant)

Wofür:

  • korrekte Zahlungsabwicklung
  • Reduktion fehlerhafter Zahlungsdaten

4.7 Kostenstellen / Kostenträger / Anlagen (systemabhängig)​

Was wird synchronisiert:

  • Kostenstellenstämme
  • ggf. Anlagen-/Objektreferenzen

Wofür:

  • korrekte Verteilung von Aufwänden
  • Auswertbarkeit nach Kostenobjekten

4.8 Zahlungsstatus von Rechnungen​

Was wird synchronisiert:

  • offen / teilweise bezahlt / bezahlt / abgewiesen
  • Zahlungsdatum und Referenzen (wenn verfügbar)

Wofür:

  • aktueller Rechnungsstatus in CentraQuest
  • Transparenz für Fachbereich und Treuhand

5. Fachlicher Ablauf​

5.1 Stammdaten-Sync​

  • regelmässig oder manuell gestartet
  • Stammdaten werden je Mandant abgeglichen
  • neue und geänderte Einträge werden übernommen
  • Konflikte werden nachvollziehbar protokolliert

5.2 Rechnungs-Export​

  • nur freigegebene, fachlich valide Rechnungen werden exportiert
  • Rechnung inklusive Positionen, Kontierung und Steuer wird übergeben
  • Ergebnis wird als Status in CentraQuest zurückgeführt

5.3 Zahlungsstatus-Import​

  • Zielsystem meldet Zahlungsfortschritt zurück
  • CentraQuest aktualisiert den Rechnungslebenszyklus
  • Statusänderungen sind auditierbar

6. Mandanten- und Verantwortungsmodell​

  • Jeder Mandant wird getrennt geführt
  • Jeder Mandant hat eindeutige Zuordnung zu Zielsystem und Datenbereich
  • Verantwortlichkeiten sind klar:
    • Fachbereich: Stammdatenqualität und Freigaben
    • Treuhand/Buchhaltung: Buchungsregeln und Kontierungslogik
    • IT: Betrieb, Monitoring, Fehlerbehebung

7. Qualitätsanforderungen (fachlich)​

  • Keine Doppelbuchung derselben Rechnung
  • Nachvollziehbarkeit jeder Übertragung
  • Transparente Fehlerkommunikation für Fachanwender
  • Möglichst geringe manuelle Nacharbeit
  • Einheitliche Ergebnisse über alle drei Zielsysteme hinweg

8. Fehler- und Ausnahmefälle (fachlich)​

Typische fachliche Fehlerfälle:

  • fehlende oder inkonsistente Stammdaten
  • ungültige Kontierung oder Steuerzuordnung
  • Rechnungen ohne notwendige Pflichtangaben

Anforderungen:

  • klare Fehlermeldung in verständlicher Sprache
  • keine stillen Datenverluste
  • gezielte Wiederholung nach Korrektur möglich

9. Abgrenzung​

Nicht Teil dieser Kundenspezifikation:

  • technische API-Details
  • Protokolle, Transportmechanismen, interne Klassen
  • detaillierte Implementierungs- und Deploymentfragen

10. Abnahmekriterien (fachlich)​

Die Schnittstelle gilt fachlich als abnahmefähig, wenn:

  • die definierten Entitäten je Zielsystem synchronisiert werden können
  • Rechnungs-Export inkl. Statusrückmeldung stabil funktioniert
  • Zahlungsstatus in CentraQuest verlässlich aktualisiert wird
  • Fehlersituationen für Fachanwender verständlich und bearbeitbar sind
  • der Prozess für Abacus, Sage50 und Accounto gleich verständlich dokumentiert ist

11. Empfohlene nächste Konkretisierung mit dem Kunden​

  • Priorisierung der Entitäten je Kunde/Mandant
  • Klärung Pflichtfelder pro Entität
  • Definition fachlicher Konfliktregeln (welches System ist führend)
  • Festlegung Sync-Häufigkeit pro Entität (täglich, stündlich, on-demand)
  • Definition der fachlichen SLA (z. B. Export innerhalb von X Minuten)