Portal Benutzerhandbuch

Das Portal gibt ausgewählten Benutzern Zugriff auf genau die Seiten, Dokumente, Formulare, Neuigkeiten, Prozesse und Aufgaben, die für sie relevant sind. Die verfügbaren Menüpunkte und Aktionen können je nach Kunde, Projekt, Rolle und Installation unterschiedlich sein.

Die aktuelle Portal-Implementierung basiert auf datenbankverwalteten Portal-Seiten und wiederverwendbaren Boxen. Eine Seite definiert Layout und Zonen; Boxen rendern die eigentlichen Inhalte wie Dokumentlisten, News, Prozesslandkarten, Formulare, Suchresultate, Galerien oder kundenspezifische Widgets.

Bildplatzhalter: Portal-Startseite Screenshot der Portal-Startseite einfügen. Header, Suche, Sprachauswahl, App-Shortcuts, News/Benachrichtigungen, Inhaltszonen und Footer markieren.

Anmeldung

Portal-Benutzer öffnen normalerweise eine kundenspezifische URL wie /portal/page?id=home, /portal/page?idx=home oder /portal/main. Je nach Installation erfolgt die Anmeldung über ein lokales Loginformular, SSO oder OpenID Connect.

Wenn das Portal öffentlich oder teilöffentlich ist, kann die erste Seite mit einem anonymen technischen Benutzer gerendert werden. Geschützte Aktionen leiten zur konfigurierten Loginseite um.

Nach der Anmeldung verwendet das Portal die Berechtigungen, Sprache, Rollen und kundenspezifische Konfiguration des Benutzers, um sichtbare Seiten, Boxen, Dokumente und Aktionen zu bestimmen.

Bildplatzhalter: Portal-Anmeldung Screenshot der Kunden-Loginseite einfügen, inklusive Loginformular, Branding-Bereich und SSO/OpenID-Option, falls aktiviert.

Header und Navigation

Der Portal-Rahmen enthält die wichtigsten globalen Aktionen:

• Portal-Logo oder Kunden-Branding
• globale Suche mit CTRL + K
• Schaltfläche zum Setzen der aktuellen Seite als Startseite
• Sprachauswahl, wenn mehrere Sprachen verfügbar sind
• App-Shortcuts
• wichtige News und Benachrichtigungen
• Benutzermenü

Die Portalnavigation wird aus Portal-Seitenobjekten aufgebaut. Eine Seite kann Unterseiten, direkte Inhalte und wiederverwendbare Boxen enthalten. Direktlinks können entweder eine technische Objekt-ID oder einen stabilen Seitenindex verwenden:

• /portal/page?id=<object-id>
• /portal/page?idx=<page-index>

Benutzer sollten normalerweise die bereitgestellte Navigation und Links verwenden. Direkte URLs durchlaufen weiterhin Berechtigungsprüfungen, manuell geänderte Links können aber zu einer leeren Seite, zur Loginseite oder zu einer Berechtigungsfehlermeldung führen.

Bildplatzhalter: Portal-Header Detail-Screenshot des Headers einfügen mit Markierungen für Suche, Shortcuts, wichtige News, Sprachauswahl, Startseiten-Schaltfläche und Benutzermenü.

Seitenlayouts und Zonen

Eine Portal-Seite besteht aus einer Masterseite, einem Seitenlayout und einer oder mehreren Zonen. Typische Layouts sind einspaltige, zweispaltige, dreispaltige und vierspaltige Layouts sowie Bild-, iframe-, Admin- und leere Layouts.

Boxen werden Zonen wie A, B, C, D, E, Chronos, Footer, Admin, Redaktion oder Prozesse zugewiesen. Das ausgewählte Seitenlayout entscheidet, wo diese Zonen am Bildschirm erscheinen.

Dadurch kann dieselbe Box auf unterschiedlichen Seiten wiederverwendet oder in eine andere Zone verschoben werden, ohne Template-Code zu ändern. Für Benutzer entsteht daraus eine dashboardartige Seite aus Inhaltsblöcken.

Bildplatzhalter: Seitenzonen Annotiertes Layout-Diagramm einer Portal-Seite mit den Zonen A, B, C, Chronos und Footer einfügen.

Boxen und Inhaltsblöcke

Boxen sind wiederverwendbare Inhaltsblöcke. Jede Box hat ein Template, eine Zielzone, optionale Datenquellen-Einstellungen und optionale Sichtbarkeitsregeln.

Typische Box-Kategorien sind:

• News, Alerts und Informationsbereiche
• Dokumentlisten und QMS-Dokumentlisten
• Suchboxen und Suchresultatlisten
• Linklisten, App-Links und Downloadlinks
• Prozesslandkarten und Prozess-Dokumentlisten
• Galerien, Zufallsbilder, Slider und Medienblöcke
• Kalender, Eventlisten, Dienstpläne und Geburtstagslisten
• Profilformulare, Detailansichten und aufgabenbezogene Formulare
• kundenspezifische Widgets

Nur Boxen, welche Veröffentlichungs- und Berechtigungsprüfungen bestehen, sind für normale Benutzer sichtbar. In Bearbeitungs- oder Administrationskontexten können zusätzliche unveröffentlichte Boxen für Konfiguration und Tests verfügbar sein.

Bildplatzhalter: Portal-Boxen Screenshot einer Portal-Seite mit mehreren unterschiedlichen Box-Typen und kurzen Beschriftungen je Box einfügen.

News und wichtige Meldungen

Wichtige News können im Benachrichtigungsmenü des Headers erscheinen. Das Portal kann ungelesene Einträge zählen und die neusten Meldungen mit hoher Priorität anzeigen. Beim Auswählen einer News wird je nach Template eine Detailansicht oder ein Modal geöffnet.

News-Boxen können auch direkt auf Seiten platziert werden. Sie werden typischerweise für interne Ankündigungen, betriebliche Hinweise, Mitarbeiterinformationen oder kundenspezifische Mitteilungen verwendet.

Bildplatzhalter: Wichtige News Screenshot des News-Dropdowns und einer geöffneten News-Detailansicht einfügen.

Dokumentlisten

Dokumentlisten-Boxen zeigen Dokumente aus einer DQL- oder SQL-Abfrage, aus einem Listenprofil oder aus den Kindobjekten der aktuellen Box. Eine typische Dokumentliste zeigt:

• Dokumentsymbol
• Titel
• Datum
• Besitzer
• Dateigrösse

Je nach Template können Listen Paging, Sortierung, Filter, horizontales Scrollen und Exportaktionen unterstützen. Dokumente öffnen entweder im Content-Endpunkt, in einem Viewer oder über einen direkten Downloadlink.

Bildplatzhalter: Dokumentliste Screenshot einer Dokumentliste mit Titel, Datum, Besitzer, Grösse, Sortierung, Filter und Exportfunktionen einfügen.

Dokumentviewer und Downloads

Portal-Seiten können Dokumente vereinfacht bereitstellen. Je nach Berechtigung und Template können Benutzer:

• eine Dokumentvorschau öffnen
• Inhalte herunterladen
• Metadaten ansehen
• Dateien hochladen oder ersetzen
• Anhänge ergänzen
• aus einer E-Mail direkt zu einem Dokument springen

Der angezeigte Dateiname wird nach Möglichkeit aus dem Objektnamen abgeleitet. Wenn der Objektname bereits die Dateiendung enthält, behält das Portal diese bei; andernfalls wird die ursprüngliche Content-Endung ergänzt.

Bildplatzhalter: Dokumentviewer Screenshot eines aus dem Portal geöffneten PDF- oder Dokumentviewers einfügen, inklusive Vorschau, Downloadaktion und Metadaten, falls sichtbar.

Suche

Das Portal enthält eine globale Suche im Header und kann zusätzlich Suchboxen auf einzelnen Seiten bereitstellen. Die Suche kann Volltextsuche, Objektnamenssuche oder template-definierte DQL-/SQL-Abfragen verwenden.

Suchresultate zeigen nur Objekte, die der aktuelle Benutzer sehen darf. Wenn eine Seite, ein Dokument oder eine Box unveröffentlicht ist oder durch ACL blockiert wird, bleibt der Eintrag verborgen.

Bildplatzhalter: Portalsuche Screenshot des globalen Suchfelds und einer Suchresultatseite mit mindestens einem Dokumenttreffer einfügen.

Listen und Tabellen

Viele Portal-Templates verwenden tabellenbasierte Listen für Dokumente, Profildaten, QMS-Einträge, Telefonlisten, Abonnemente und andere strukturierte Daten. Diese Tabellen können folgende Funktionen enthalten:

• Schnellsuche
• Spaltensortierung
• Paging
• Export nach Excel, CSV oder Kopieren
• horizontales Scrollen bei breiten Datenbeständen
• serverseitiges Laden für grössere Trefferlisten

Die verfügbaren Bedienelemente hängen vom ausgewählten Template und Profil ab.

Bildplatzhalter: Portal-Tabelle Screenshot einer DataTable-artigen Portalliste mit Suche, Paging, Export und horizontalem Scrollen einfügen.

Prozesslandkarten

Prozesslandkarten-Boxen stellen Geschäftsprozesse visuell dar und verknüpfen sie mit zugehörigen Dokumenten. Eine Prozesslandkarte kann Bereiche wie Führungsprozesse, Guest-Journey-Prozesse, Unterstützungsprozesse oder kundenspezifische Prozesskategorien gruppieren.

Beim Auswählen eines Prozessbereichs wird die zugehörige Dokumentliste geladen. Dadurch eignet sich das Portal für QMS-Handbücher, Arbeitsanweisungen und prozessgesteuerte Dokumentsammlungen.

Bildplatzhalter: Prozesslandkarte Screenshot der Prozesslandkarte mit ausgewähltem Prozessbereich und zugehöriger Dokumentliste einfügen.

Formulare und Aufgaben

Portalformulare basieren meist auf Profilen und kundenspezifischen Templates. Ein Formular kann ein bestehendes Objekt bearbeiten, ein neues Objekt erstellen oder einen Workflowschritt abschliessen.

Formulare können in Tabs wie Hauptdaten, Beschreibung, Versionen und System unterteilt sein. Die sichtbaren Felder und Aktionen hängen vom ausgewählten Template, der Profilkonfiguration und den Berechtigungen des Benutzers ab.

Typische Aktionen sind:

• Pflichtfelder ausfüllen
• unterstützende Dokumente hochladen
• Änderungen speichern
• Formular absenden
• Anfrage genehmigen oder ablehnen
• Kommentar hinterlassen

Bildplatzhalter: Portalformular Screenshot eines Portalformulars mit Tabs, Pflichtfeldern, Speicheraktionen und einer Workflowaktion einfügen, falls vorhanden.

Activity Feed und Kommentare

Einige Detailansichten können einen Activity Feed anzeigen. Der Feed kombiniert Systemereignisse und Benutzerkommentare, zum Beispiel Änderungen, Workflowaktionen, hochgeladene Dateien oder manuelle Kommentare.

Systemeinträge helfen Benutzern zu verstehen, was mit einem Objekt passiert ist. Kommentare ermöglichen zusätzlichen Kontext, ohne strukturierte Felder zu ändern.

Bildplatzhalter: Activity Feed Screenshot einer Detailseite mit geöffnetem Feed einfügen. Unterschied zwischen Systemaktivität und Benutzerkommentaren markieren.

App-Shortcuts

Das App-Shortcut-Menü bietet schnellen Zugriff auf verbundene Anwendungen und häufig genutzte Portalbereiche. Einträge können Labels, Icons, Farben und Direktlinks enthalten. Die verfügbaren Shortcuts hängen von Installation und Benutzerberechtigungen ab.

Bildplatzhalter: App-Shortcuts Screenshot des App-Shortcut-Dropdowns mit mehreren konfigurierten Anwendungen einfügen.

Sprache

Das Portal verwendet die konfigurierte Benutzersprache, falls diese vorhanden ist. Wenn keine Benutzersprache gesetzt ist, wird die Standardsprache des Systems verwendet. Übersetzungstabellen können Labels und Meldungen für Portal-Templates bereitstellen.

Wenn ein Label in der ausgewählten Sprache fehlt, kann die Fallback-Sprache oder der ursprüngliche Template-Text angezeigt werden.

Berechtigungen

Ein Benutzer sieht nur Inhalte, die alle relevanten Berechtigungsprüfungen bestehen. Die Sichtbarkeit wird beeinflusst durch:

• DMS-Objektberechtigungen
• Benutzerrollen
• obj_acl oder altes cq_acl
• Veröffentlichungsstatus von Seiten
• Veröffentlichungsstatus von Boxen
• kundenspezifische Template-Logik

Wenn Inhalte fehlen, liegt es häufig an Berechtigungen, ACL-Einschränkungen, unveröffentlichten Seiten oder Boxen oder einem unerwarteten Login-Kontext.

Sicher arbeiten

Portal-Benutzer sollten die bereitgestellten Aktionen verwenden, statt URLs manuell zu ändern. Vor dem Speichern eines Formulars oder dem Ausführen einer Workflowaktion sollten Pflichtfelder, Anhänge, Kommentare und die ausgewählte Zielaktion geprüft werden.

Wenn eine Seite, ein Dokument oder ein Formular nicht wie erwartet funktioniert, sollte zuerst die Seite neu geladen werden. Wenn das Problem bestehen bleibt, helfen Portal-URL, sichtbare Fehlermeldung, ausgeführte Aktion und ungefähre Uhrzeit dem Support, die betroffene Portal-Seite, Box, das Template und den Audit-Eintrag nachzuvollziehen.