Invoice: Kontierung und AI-Regeln

Kontierung bedeutet, dass eine Rechnung buchhalterisch zugeordnet wird. Dazu gehören zum Beispiel Konto, Kostenstelle, Verantwortungsbereich, Steuer, Buchungstext, Betrag und Währung.

Invoice kann Kontierungen automatisch vorschlagen. Diese Vorschläge unterstützen die Buchhaltung, ersetzen aber nicht die fachliche Prüfung.

Was eine Buchungszeile enthält

Eine Rechnung kann eine oder mehrere Buchungszeilen haben.

Feld	Bedeutung
Konto	Sachkonto oder Buchungskonto für die Rechnung.
Kostenstelle	Organisatorische oder betriebliche Kostenstelle.
Verantwortungsbereich	Bereich, Abteilung oder Buchhaltungseinheit.
Steuer/MwSt.	Steuerart, Steuercode oder Steuersatz.
Buchungstext	Beschreibung für Buchhaltung, ERP oder Nachvollziehbarkeit.
Betrag	Netto-, Steuer- oder Bruttobetrag je nach Konfiguration.
Währung	Rechnungs- oder Buchungswährung.
Weitere Dimensionen	Projekt, Anlage, Kostenträger oder kundenspezifische Felder.

Welche Felder sichtbar und pflichtig sind, hängt von Mandant, ERP, Profil und Konfiguration ab.

Wie Invoice Kontierungsvorschläge ermittelt

Invoice prüft mehrere mögliche Quellen. Das System nimmt nicht einfach Werte aus allen Quellen zusammen, sondern sucht nach einer fachlich passenden Quelle und erstellt daraus einen Vorschlag.

Typische Reihenfolge:

1. Bereits mitgelieferte Kontierungsdaten aus Import oder Schnittstelle.
2. AI-Regeln zur IBAN, QR-IBAN oder Referenz.
3. erkannte Bestellung oder Purchase Order.
4. vorhandene Kontierungsdaten am Rechnungsobjekt.
5. Bestellung oder Purchase Order aus dem Rechnungstext.
6. Kontierungsreferenz auf der Rechnung.
7. Kontierungsvorlage aus Kreditoren- oder Bankdaten.
8. vergleichbare frühere Rechnungen.
9. einfache Kreditoren-Zahlungsverbindung.
10. keine Kontierung gefunden.

Die genaue Reihenfolge kann je nach Installation erweitert oder angepasst sein.

AI-Regeln

AI-Regeln helfen, wiederkehrende Rechnungen automatisch oder halbautomatisch zu kontieren. Eine AI-Regel kann anhand von Merkmalen wie IBAN, QR-IBAN, Lieferant, Referenz, Text oder früheren Rechnungen passen.

Eine AI-Regel kann liefern:

• eine oder mehrere Buchungszeilen,
• Konto,
• Kostenstelle,
• Verantwortungsbereich,
• Steuerinformationen,
• Buchungstext,
• Betragsaufteilung,
• zuständige Prüfer oder Freigeber.

Wenn eine AI-Regel verwendet wurde, erscheint im Feed ein Hinweis wie:

Kontierung per AI-Regel erstellt

Ein Hinweis mit "prüfen" bedeutet: Die Kontierung wurde vorgeschlagen, muss aber fachlich kontrolliert werden.

Bestellung und Purchase Order

Wenn eine Rechnung eine Bestellnummer oder Purchase-Order-Nummer enthält, kann Invoice die passende Bestellung suchen.

Bei einem Treffer kann das System:

• die Rechnung mit der Bestellung verbinden,
• Kontierungsdaten übernehmen,
• Zuständigkeiten ableiten,
• Abweichungen sichtbar machen.

Eine Bestellung in einem anderen Mandanten wird normalerweise nicht automatisch verknüpft.

Kontierungsreferenz

Einige Rechnungen enthalten eine Kontierungsreferenz, zum Beispiel eine interne Referenz oder Kostenstelleninformation.

Je nach Format kann daraus abgeleitet werden:

• Erstvisum,
• Konto,
• Kostenstelle,
• Verantwortungsbereich,
• weitere Kontierungsdimensionen.

Wenn die Referenz unvollständig ist, kann Invoice möglicherweise nur einen Teil übernehmen. In diesem Fall muss die Buchhaltung die fehlenden Werte ergänzen.

Kontierungsvorlagen

Kontierungsvorlagen sind in Stammdaten hinterlegte Standardkontierungen. Sie können zum Beispiel an Kreditoren, Adressen oder Bankverbindungen hängen.

Eine Vorlage passt typischerweise nur, wenn Werte wie Mandant, Kreditor, Währung, Typ und Zahlungsverbindung zur Rechnung passen.

Aus einer Vorlage können eine oder mehrere Buchungszeilen entstehen.

Vergleichbare Rechnungen

Wenn keine direkte Quelle gefunden wird, kann Invoice ähnliche frühere Rechnungen suchen. Das ist ein Fallback.

Vergleichbare Rechnungen sind hilfreich, wenn ein Lieferant wiederkehrende Rechnungen mit ähnlicher Kontierung sendet. Trotzdem muss der Vorschlag geprüft werden, weil Betrag, Kostenstelle oder Verantwortungsbereich abweichen können.

Manuelle Korrektur

Benutzer mit entsprechender Berechtigung können Kontierungszeilen manuell ergänzen oder korrigieren.

Typische Korrekturen:

• Konto ändern,
• Kostenstelle ergänzen,
• Steuer korrigieren,
• Betrag aufteilen,
• Buchungstext anpassen,
• Verantwortungsbereich setzen,
• fehlende Pflichtfelder ergänzen.

Manuell gepflegte Kontierungen sollten nicht ohne klaren Prozess automatisch überschrieben werden.

Pflichtfelder und Validierung

Eine Rechnung kann erst weitergeleitet, freigegeben oder exportiert werden, wenn alle erforderlichen Kontierungsfelder gültig sind.

Typische Ursachen für Validierungsfehler:

Problem	Beispiel
Konto fehlt	keine Buchungszeile oder leeres Konto.
Kostenstelle fehlt	Kostenstelle ist für den Mandanten oder das Konto Pflicht.
Steuer fehlt	MwSt.-Code ist für ERP-Export erforderlich.
Betrag stimmt nicht	Summe der Buchungszeilen entspricht nicht Rechnungsbetrag.
Mandant fehlt	Rechnung ist keinem Buchhaltungsmandanten zugeordnet.
Verantwortungsbereich fehlt	Bereich wird für Workflow oder Export benötigt.
Währung fehlt	Rechnungs- oder Buchungswährung ist nicht gesetzt.

Feed und Nachvollziehbarkeit

Der Feed dokumentiert, warum eine Kontierung entstanden ist.

Typische Einträge:

• Kontierung per AI-Regel erstellt.
• Kontierung aus Bestellung erstellt.
• Kontierung aus Purchase Order erstellt.
• Kontierungsreferenz auf Rechnung gefunden.
• Kontierung per Vorlage erstellt.
• Kontierung aus vergleichbarer Rechnung erstellt.
• Kontierung aus Kreditoren-Zahlungsverbindung erstellt.
• Keine Kontierung gefunden.

Der Feed ist deshalb wichtig, wenn Benutzer nachvollziehen möchten, warum eine Rechnung so vorgeschlagen wurde.

Was Benutzer prüfen sollten

Vor Freigabe oder Export:

• Ist der richtige Lieferant erkannt?
• Stimmen Betrag und Währung?
• Sind alle Buchungszeilen vollständig?
• Stimmen Konto und Kostenstelle?
• Ist der Steuer/MwSt.-Code plausibel?
• Ist der Verantwortungsbereich korrekt?
• Passt die Kontierung zum Rechnungsinhalt?
• Gibt es Warnungen im Feed oder Fehlerbereich?

Wenn unsicher, sollte die Rechnung kommentiert, zurückgegeben oder an die Buchhaltung weitergeleitet werden.