Invoice: Eingangswege

Rechnungen können über verschiedene Eingangswege in Invoice gelangen. Ziel ist, dass alle relevanten Belege möglichst früh zentral erfasst und danach im gleichen Prozess weiterverarbeitet werden.

Übersicht

Eingangsweg	Typische Verwendung
E-Mail	Lieferanten senden Rechnungen an ein definiertes Rechnungspostfach.
Scan	Papierbelege werden digitalisiert und anschließend importiert.
Drag & Drop	Benutzer laden einzelne Rechnungen manuell hoch.
Importordner	Dateien werden aus einem überwachten Ordner übernommen.
Schnittstelle	Externe Systeme übergeben Belege oder Metadaten technisch.

Rechnungseingang per E-Mail

Der E-Mail-Import holt Nachrichten und Anhänge aus einem konfigurierten Postfach ab. Typischerweise werden PDF-Rechnungen und relevante Anhänge erkannt, gespeichert und an die Invoice-Verarbeitung übergeben.

Nach dem Import kann centraQuest:

• das E-Mail-Dokument ablegen,
• Anhänge extrahieren,
• Rechnungen erkennen,
• OCR oder Analyse starten,
• Dubletten prüfen,
• eine Rechnung im Dashboard anzeigen,
• einen Workflow oder eine Aufgabe erzeugen.

Wenn eine erwartete Rechnung nicht erscheint, prüfen Sie zunächst, ob die E-Mail wirklich im richtigen Postfach angekommen ist und ob der Anhang ein unterstütztes Format hat.

Rechnungseingang per Scan

Papierbelege oder handschriftliche Belege können eingescannt und anschließend importiert werden. Scan-Prozesse können je nach Installation mit Barcode-Trennung, QR-Code-Erkennung oder OCR kombiniert sein.

Nach dem Scan ist wichtig:

• die Seiten gehören zur richtigen Rechnung,
• die Bildqualität reicht für OCR,
• Barcodes oder Trennseiten wurden korrekt erkannt,
• die Rechnung ist im richtigen Mandanten oder Eingang gelandet.

Rechnungseingang per Drag & Drop

Drag & Drop eignet sich für einzelne Rechnungen, Nachlieferungen, Sonderfälle oder Tests.

Typischer Ablauf:

1. Den passenden Invoice-Bereich öffnen.
2. Datei in den Uploadbereich ziehen.
3. Upload abwarten.
4. Rechnung im Dashboard oder in der Eingangsliste öffnen.
5. erkannte Daten prüfen.

Drag & Drop ist praktisch, ersetzt aber nicht zwingend den geregelten E-Mail- oder Scanprozess für große Mengen.

Import per Schnittstelle

Einige Installationen übernehmen Rechnungen oder Stammdaten über Schnittstellen. Dabei kann ein externes System Datei, Metadaten oder Referenzen übergeben.

Schnittstellenimporte sind besonders abhängig von:

• korrekter Mandantenzuordnung,
• eindeutigen technischen IDs,
• unterstützten Dateiformaten,
• vollständigen Pflichtfeldern,
• stabiler Verbindung zum Quellsystem.

Nach dem Import

Nach dem Import durchläuft eine Rechnung meist mehrere Verarbeitungsschritte:

1. Dokument speichern.
2. Vorschau oder OCR erzeugen.
3. Metadaten lesen.
4. Lieferant oder Adresse erkennen.
5. Betrag, Währung, Datum und Referenzen erkennen.
6. Kontierung oder AI-Regel vorschlagen.
7. Status setzen.
8. Aufgabe oder Workflow starten.

Nicht alle Schritte sind sofort abgeschlossen. Eine Rechnung kann sichtbar sein, obwohl OCR, Vorschau oder Analyse noch laufen.

Typische Importprobleme

Symptom	Mögliche Ursache
Rechnung erscheint nicht	falsches Postfach, Filter, Job nicht gelaufen, Datei nicht unterstützt.
Rechnung ist sichtbar, aber nicht analysiert	OCR oder Analyse läuft noch oder ist fehlgeschlagen.
Mehrere Rechnungen wurden zusammen importiert	Scan-Trennung, Barcode oder Trennseiten nicht korrekt erkannt.
Rechnung ist im falschen Mandanten	Importregel, Benutzerstandard oder Schnittstellenmapping prüfen.
Anhang fehlt	E-Mail-Anhang wurde gefiltert, nicht unterstützt oder separat abgelegt.