Invoice
Invoice ist der Bereich in centraQuest, in dem Kreditorenrechnungen und weitere Belege erfasst, analysiert, geprüft, freigegeben, kontiert, exportiert und archiviert werden.
Der Fokus liegt auf einem durchgängigen, dokumentenzentrischen Rechnungsprozess. Jede Rechnung hat einen Status, eine Zuständigkeit, strukturierte Metadaten, eine Historie und bei Bedarf eine Verbindung zu Aufgaben, Kommentaren, Anhängen, Stammdaten und ERP-Systemen.
Was Invoice leistet
Invoice unterstützt den gesamten Rechnungsprozess:
| Schritt | Bedeutung |
|---|---|
| Eingang | Rechnungen gelangen per E-Mail, Scan, Drag & Drop, Import oder Schnittstelle ins System. |
| Analyse | Inhalte werden gelesen, OCR verarbeitet, Metadaten erkannt und Belege klassifiziert. |
| Prüfung | Benutzer prüfen Dokument, Lieferant, Betrag, Fälligkeit, Kontierung und Anhänge. |
| Freigabe | Zuständige Personen genehmigen, lehnen ab, fordern Korrekturen an oder leiten weiter. |
| Kontierung | Buchungszeilen, Kostenstellen, Steuern, Mandant und Bereich werden ergänzt oder geprüft. |
| Export | Buchungsdaten, Belege oder Zahlungsinformationen werden an ERP oder Zahlungsprozesse übergeben. |
| Archivierung | Abgeschlossene Rechnungen bleiben nachvollziehbar im Archiv. |
Purchase to Pay und Purchase Order
Purchase Order ist ein eigenständiges centraQuest-Modul für Beschaffungsvorgänge, bevor die Lieferantenrechnung eintrifft. Invoice kann später eine Purchase-Order-Referenz verwenden, wenn eine Lieferantenrechnung hochgeladen wird oder eine eingehende Rechnung eine PO-Nummer enthält. Der Einkaufsworkflow, Liefernachverfolgung und Zahlungsübergabe sind im Purchase-Order-Benutzerhandbuch beschrieben.
Typische Rollen
Invoice wird von mehreren Rollen gemeinsam genutzt.
| Rolle | Typische Aufgaben |
|---|---|
| Buchhaltung | Eingang prüfen, Stammdaten kontrollieren, Kontierung ergänzen, Fehler korrigieren, Export vorbereiten. |
| Prüfer | Inhaltlich prüfen, Rückfragen stellen, sachliche Freigabe erteilen oder ablehnen. |
| Freigeber | Rechnung gemäß Zuständigkeit, Budget, Betrag oder Organisationseinheit freigeben. |
| Controller | Kostenstellen, Budgets, Bereiche oder Auswertungen kontrollieren. |
| Administrator | Stammdaten, Jobs, Berechtigungen, Workflows, Reports und Schnittstellen betreuen. |
Die sichtbaren Funktionen hängen von Rolle, Mandant, Objektberechtigung, Workflowstatus und Konfiguration ab.
Prozessübersicht
Ein typischer Ablauf sieht so aus:
- Eine Rechnung wird importiert oder manuell hochgeladen.
- centraQuest erstellt ein Dokument und initiale Metadaten.
- OCR, Analyse oder AI-Regeln schlagen Werte und Kontierung vor.
- Die Rechnung erscheint im Dashboard oder in einer Aufgabenliste.
- Buchhaltung oder zuständige Prüfer korrigieren fehlende Daten.
- Der Workflow leitet die Rechnung an die richtige Person oder Gruppe weiter.
- Freigaben werden im Audit Trail dokumentiert.
- Die Rechnung wird exportiert, bezahlt oder archiviert.
Je nach Installation können einzelne Schritte automatisiert, übersprungen oder durch kundenspezifische Regeln erweitert sein.
Wichtige Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Kreditor | Lieferant oder Zahlungsempfänger einer Rechnung. |
| Mandant | Buchhaltungseinheit oder organisatorischer Bereich. |
| Kontierung | Buchhalterische Zuordnung, z. B. Konto, Kostenstelle, Steuer, Betrag und Text. |
| Visum/Freigabe | Bestätigung durch eine zuständige Person oder Rolle. |
| Lifecycle-Status | Technischer und fachlicher Status der Rechnung im Prozess. |
| AI-Regel | Regel, die aus ähnlichen Rechnungen oder Referenzen Kontierungsvorschläge ableitet. |
| ERP-Export | Übergabe an ein Buchhaltungs- oder ERP-System. |
Wann Invoice besonders hilft
Invoice ist besonders nützlich, wenn Rechnungen nicht mehr über einzelne Postfächer, manuelle Listen oder lose Dateiablagen gesteuert werden sollen.
Stattdessen werden Rechnungen zentral sichtbar, filterbar, prüfbar und nachvollziehbar. Das reduziert Suchaufwand, verbessert die Freigabekontrolle und schafft eine belastbare Grundlage für Export, Zahlung und Revision.