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Warum Invoice?

Digitaler Invoice-Prozess mit Rechnungen, Freigaben, Fälligkeiten und Reporting

Invoice ist der zentrale Arbeitsbereich für die Verarbeitung von Rechnungen in centraQuest. Die App bündelt die Schritte vom Eingang einer Rechnung über Prüfung, Freigabe und Kontrolle bis zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung. Dadurch entsteht ein nachvollziehbarer Prozess, in dem Zuständigkeiten, Status, Fristen und offene Aufgaben sichtbar bleiben.

Der wichtigste Nutzen liegt in der Transparenz: Benutzer sehen, welche Rechnungen bei ihnen liegen, welche Belege fällig oder überfällig sind und wo eine Rechnung im Workflow steht. Buchhaltung und Controlling erhalten einen besseren Überblick über offene Beträge, Zahlungsfristen und blockierte Vorgänge. Statt Rechnungen über E-Mail, Ablagen oder manuelle Listen zu verfolgen, wird der Bearbeitungsstand direkt am Dokument geführt.

Invoice unterstützt dabei sowohl operative Arbeit als auch Kontrolle. Bearbeiter können Rechnungen prüfen, Daten korrigieren, Kontierungen ergänzen und Freigaben erteilen. Verantwortliche Personen werden über Erinnerungen informiert, wenn Rechnungen auf eine Aktion warten. Zusätzlich helfen Reports, fällige oder überfällige Rechnungen rechtzeitig zu erkennen und nachzufassen.

Für Unternehmen reduziert Invoice Medienbrüche und manuelle Abstimmung. Rechnungen bleiben mit ihren Dokumenten, Metadaten, Zuständigkeiten und Workflow-Informationen verbunden. Das erleichtert Stellvertretungen, Rückfragen, Revisionen und spätere Nachvollziehbarkeit. Gleichzeitig schafft die App eine gemeinsame Sicht für Fachabteilungen, Buchhaltung und Administration.

Kurz gesagt: Invoice sorgt dafür, dass Rechnungen nicht nur abgelegt, sondern aktiv gesteuert werden. Die App macht sichtbar, was offen ist, wer handeln muss und welche Rechnungen zeitkritisch sind.

Nutzen nach Zielgruppe​

Buchhaltung und Finanzen​

  • KI-gestütztes Auslesen und Weiterleiten von Rechnungen
  • automatische Weiterleitung an Besteller oder zuständige Prüfer
  • Prüf- und Freigabeworkflow nach dem 4-Augenprinzip
  • Doublettenprüfung anhand relevanter Rechnungsdaten
  • Übersicht über Rechnungen, Summen und Status
  • Schnittstellen zu Finanzsystemen wie Abacus oder HiSoft

Mitarbeitende und Fachabteilungen​

  • einfache Prüfung und Kontierung, auch für Benutzer ohne Buchhaltungshintergrund
  • Zugriff auf Rechnungen ohne direkten Zugriff auf das Finanzsystem
  • Bearbeitung auch ausserhalb des Büros, zum Beispiel im Home-Office
  • Stellvertretungsregelungen für Abwesenheiten
  • E-Mail-Reporting mit persönlichen Aufgaben

Archiv und Nachvollziehbarkeit​

  • zentrale und geordnete Ablagestruktur
  • kein Verlieren von Rechnungen durch E-Mail- oder Papierwege
  • Navigation über Archiv- und Prozessstrukturen
  • revisionssichere Ablage
  • Grundlage für weitere dokumentenzentrische Aufgaben wie Personalakte, Vertragsverwaltung oder E-Mail-Archivierung

IT und Organisation​

  • schnelle Implementierung und einfache Erweiterbarkeit
  • Betrieb on-premise, in gemischten Umgebungen oder in einer Schweizer Cloud möglich
  • budgetfreundliche Basislösung für mehrere Fachprozesse
  • gesetzeskonforme Archivierung und nachvollziehbare Prozesse